Как мы сократили время обработки платежей из клиент-банка на 80%

*Данное решение было разработано исходя из ограничений бюджета компании и не является единственно верным. Мы разрабатываем как полностью автоматизированные решения, так и решения, позволяющие добиваться максимальной эффективности при самых минимальных затратах.

Ситуация: ежедневно сотрудник финансового блока компании скачивал выписку из клиент-банка и вручную проводил входящие платежи в административной системе (оперативном контуре): прямые платежи от клиентов на р/сч компании, платежи по взаиморасчетам с контрагентами и поставщиками, но основную проблему составляло большое количество платежей по судебным взысканиям (от УФК).

Проблема: Длительное выполнение рутинных операций при работе с платежами из клиент-банка: ежедневная обработка входящих платежей занимала от 4 до 5 часов, что снижало эффективность работы и увеличивало риск ошибок.

Задача: Сократить время обработки платежей, снизить стоимость процесса и увеличить тем самым эффективность работы сотрудников.

Решение:

1. Создать единую базу должников
2. Доработать внутреннюю административную систему для возможности автоматического распределения платежей в оперативном контуре.
3. Разработать алгоритм (парсер) сопоставления платежа из выписки банка с должником из базы и автоматического создания файла для загрузки в формате .csv.

На этом этапе возникало несколько проблем:

• Парсер для определения должника планировалось разработать по полю "Назначение платежа" выписки банка. Однако, содержание данного поля не было структурированным. Поэтому мы использовали регулярные выражения для парсинга.
• Также некоторые платежи содержали ФИО должника в родительном падеже, тогда как в базу должник был внесен в именительном падеже. Мы создали алгоритм, который позволил перевести всех имеющихся в базе должников в родительный падеж.
• И, наконец, проблема полного совпадения ФИО должников была решена подсвечиванием таких платежей определенным образом.

На основе детального анализа существующих процессов было разработано простое и доступное решение в Excel, которое не требует сложных технических навыков. В дополнение была доработана административная система. Разработанное решение позволило автоматизировать обработку данных, формируя готовый файл для загрузки. Этот файл загружался в операционную систему и большой объем платежей проводился автоматически.

Результат: Срок выполнения операций сократился до 1 часа. Это позволило сократить затраты времени на рутину, повысить точность обработки данных и освободить ресурсы для других задач. Данный подход не только показал себя эффективным, но и легко внедряемым, что делает его идеальным решением для малого и среднего бизнеса.