Эффективный документооборот:
интеграции с внешними электронными архивами и операторами ЭДО
интеграции с внешними электронными архивами и операторами ЭДО
Ситуация: Входящие и исходящие печатные формы документов (УПД, ТОРГ-12, ТН, ТТН и др.) хранились в архиве на складе, что ограничивало доступ менеджеров к документам. Для получения сканов архивных документов приходилось запрашивать их у сотрудников архива, что вызывало значительные задержки при обработке заказов и негативно влияло на качество обслуживания клиентов.
Задача: Необходимо было ускорить обработку заказов и снизить влияние человеческого фактора при работе с первичными документами. А именно: обеспечить автоматическую передачу входящих и исходящих УПД из системы docuForce в учетные системы компании. Исходящие УПД должны автоматически отображаться в системе для ведения заказов, а входящие документы — передаваться в 1С ERP и систему закупок с минимизацией ручного ввода и мгновенным доступом для менеджеров.
Решение: В рамках проекта мы выполнили:
В результате реализованного решения:
Результаты:
Задача: Необходимо было ускорить обработку заказов и снизить влияние человеческого фактора при работе с первичными документами. А именно: обеспечить автоматическую передачу входящих и исходящих УПД из системы docuForce в учетные системы компании. Исходящие УПД должны автоматически отображаться в системе для ведения заказов, а входящие документы — передаваться в 1С ERP и систему закупок с минимизацией ручного ввода и мгновенным доступом для менеджеров.
Решение: В рамках проекта мы выполнили:
- Сбор требований.
- Проектирование интеграционного решения.
- Разработку ТЗ.
- Тестирование и внедрение.
- Написание документации для пользователей.
В результате реализованного решения:
- Исходящие УПД: автоматически загружались во внутреннюю учетную систему заказов в формате PDF, автоматически привязываясь в соответствующие заказы. Теперь менеджеры сразу видят подписанные документы, не тратя время на их ручное прикрепление.
- Входящие УПД: распознанные данные со сканированных документов автоматически выгружаются из docuForce в формате JSON и интегрируются в 1С ERP и систему закупок. Это решение полностью устранило необходимость ручного создания документов и ввода данных.
Результаты:
- Сокращение времени на обработку заказов и повышение производительности: благодаря автоматическому добавлению документов в учетную систему, среднее время, необходимое менеджерам для работы с заказами, сократилось на 30%. Теперь доступ к документам происходит мгновенно, без ожидания. Менеджеры могут быстрее обрабатывать заказы и реагировать на запросы клиентов, что увеличивает скорость выполнения заказов и улучшает клиентский сервис.
- Устранение ошибок и снижение нагрузки: автоматическая передача данных в систему закупок и 1С ERP позволила исключить ошибки при вводе данных, устранив влияние человеческого фактора.
- Снижение расходов на доступ к docuForce: интеграция через одну учетную запись позволила сэкономить до 70% затрат на лицензирование отдельных пользователей, поскольку теперь требуется всего одна учетная запись для всех менеджеров.
*Данное решение не является единственно верным и универсальным для всех случаев и обусловлено требованиями и решениями, сформулированными и принятыми на стороне заказчика. Мы имеем много кейсов, связанных с автоматизацией ЭДО и интеграциями с различными операторами ЭДО: Диадок, docuForce, Такском, Калуга Астрал и др. Каждое решение прорабатывается индивидуально под задачи Вашей компании исходя из ваших требований и возможностей.
