Ситуация: Широко известная компания управляет розничной сетью с большим объемом кассовых операций. Ежедневно данные обо всех совершенных кассовых операциях передаются через Контур.ОФД в налоговую.

Компания столкнулась с проблемой неэффективной работы бухгалтерии, связанной с ручной сверкой данных по кассовым операциям. Процесс занимал много времени и был подвержен человеческим ошибкам. Помимо этого, при закрытии кассовых смен возникали частые расхождения в данных, что требовало дополнительных ресурсов для поиска и устранения ошибок. В штате данного отдела было 20 бухгалтеров, которые были загружены на 100% и неэффективно справлялись с текущей нагрузкой. Однако компания планировала открытие новых розничных точек, что привело бы к увеличению объема работы. При существующем подходе бухгалтерия не смогла бы обеспечить необходимые процессы. Руководство поставило задачу масштабироваться, но при этом сократить штат бухгалтерии минимум на 30% для повышения эффективности.

Проблемы:
Ручная сверка данных:

• Необходимость проверки всех чеков на соответствие данным, переданным в ОФД и налоговую.
• Высокий риск человеческих ошибок.

Ошибки при закрытии смен:

• Расхождения между данными учета и кассовыми операциями.
• Долгий процесс поиска причин ошибок, таких как дублирование чеков или их отсутствие.

Ресурсоемкость процесса:

• Большое количество операций, проводимых вручную.
• Задержки в работе из-за необходимости проводить сверки вручную.

Задача: Оптимизировать процесс работы бухгалтерии за счет автоматизации:

• Обеспечить возможность масштабирования компании без увеличения нагрузки на бухгалтерию.
• Снизить объем ручной работы и оптимизировать численность бухгалтерии

Решение:
Интеграция с Контур.ОФД: Настроена автоматическая передача и сверка данных между кассовыми терминалами, ОФД и внутренней учетной системой. Это позволило:

• Исключить необходимость ручной проверки чеков.
• Убедиться, что все операции корректно передаются в налоговую.

Автоматизация сверки кассовых смен: Создана трехсторонняя сверка данных по закрытию кассовых смен. Программа автоматически анализирует расхождения и определяет причины ошибок, а также обеспечивает бухгалтеров готовыми рекомендациями по исправлению с ссылками на некорректные документы в учетной системе или чеки в Контур.ОФД для быстрого доступа.
Автоматическое исправление ошибок: Для типовых ошибок (например, дублирования или отсутствия чеков) разработан алгоритм, который:

• Самостоятельно вносит корректировки в учет.
• Минимизирует потребность в ручной проверке кассовых смен.

Результаты:

1. Сокращение времени на сверку: Автоматизация позволила выполнять задачи, которые раньше занимали часы, за считанные минуты.
2. Устранение человеческого фактора: Исключены ошибки, возникавшие из-за ручной проверки данных.
3. Сокращение численности бухгалтерии: Оптимизация процессов позволила перераспределить ресурсы и сократить штат бухгалтерии на 40%, сохранив высокую эффективность работы.
4. Снижение операционных затрат: Меньше ресурсов требуется на обработку данных и устранение ошибок.
5. Повышение прозрачности учета: В реальном времени обеспечен контроль корректности кассовых операций и своевременности их передачи.

Благодаря внедренному решению, компания смогла сосредоточиться на развитии бизнеса, улучшив операционную эффективность и увеличив объем продаж.