Ситуация: Широко известная компания управляет розничной сетью с большим объемом кассовых операций. Ежедневно данные обо всех совершенных кассовых операциях передаются через Контур.ОФД в налоговую.
Компания столкнулась с проблемой неэффективной работы бухгалтерии, связанной с ручной сверкой данных по кассовым операциям. Процесс занимал много времени и был подвержен человеческим ошибкам. Помимо этого, при закрытии кассовых смен возникали частые расхождения в данных, что требовало дополнительных ресурсов для поиска и устранения ошибок. В штате данного отдела было 20 бухгалтеров, которые были загружены на 100% и неэффективно справлялись с текущей нагрузкой. Однако компания планировала открытие новых розничных точек, что привело бы к увеличению объема работы. При существующем подходе бухгалтерия не смогла бы обеспечить необходимые процессы.
Руководство поставило задачу масштабироваться, но при этом сократить штат бухгалтерии минимум на 30% для повышения эффективности.Проблемы: Ручная сверка данных:- Необходимость проверки всех чеков на соответствие данным, переданным в ОФД и налоговую.
- Высокий риск человеческих ошибок.
Ошибки при закрытии смен:- Расхождения между данными учета и кассовыми операциями.
- Долгий процесс поиска причин ошибок, таких как дублирование чеков или их отсутствие.
Ресурсоемкость процесса:- Большое количество операций, проводимых вручную.
- Задержки в работе из-за необходимости проводить сверки вручную.
Задача: Оптимизировать процесс работы бухгалтерии за счет автоматизации:
- Обеспечить возможность масштабирования компании без увеличения нагрузки на бухгалтерию.
- Снизить объем ручной работы и оптимизировать численность бухгалтерии
Решение:Интеграция с Контур.ОФД: Настроена автоматическая передача и сверка данных между кассовыми терминалами, ОФД и внутренней учетной системой. Это позволило:
- Исключить необходимость ручной проверки чеков.
- Убедиться, что все операции корректно передаются в налоговую.
Автоматизация сверки кассовых смен: Создана трехсторонняя сверка данных по закрытию кассовых смен. Программа автоматически анализирует расхождения и определяет причины ошибок, а также обеспечивает бухгалтеров готовыми рекомендациями по исправлению с ссылками на некорректные документы в учетной системе или чеки в Контур.ОФД для быстрого доступа.
Автоматическое исправление ошибок: Для типовых ошибок (например, дублирования или отсутствия чеков) разработан алгоритм, который:
- Самостоятельно вносит корректировки в учет.
- Минимизирует потребность в ручной проверке кассовых смен.
Результаты: - Сокращение времени на сверку: Автоматизация позволила выполнять задачи, которые раньше занимали часы, за считанные минуты.
- Устранение человеческого фактора: Исключены ошибки, возникавшие из-за ручной проверки данных.
- Сокращение численности бухгалтерии: Оптимизация процессов позволила перераспределить ресурсы и сократить штат бухгалтерии на 40%, сохранив высокую эффективность работы.
- Снижение операционных затрат: Меньше ресурсов требуется на обработку данных и устранение ошибок.
- Повышение прозрачности учета: В реальном времени обеспечен контроль корректности кассовых операций и своевременности их передачи.
Благодаря внедренному решению, компания смогла сосредоточиться на развитии бизнеса, улучшив операционную эффективность и увеличив объем продаж.